PROCESSUS DE RÉCEPTION ET DE GESTION DES PLAINTES DE SAGUENAY BASEBALL

Chez Saguenay Baseball, nous nous engageons à maintenir un environnement sécuritaire, respectueux et inclusif pour tous nos membres : joueurs, parents, coachs, bénévoles et partenaires. Nous reconnaissons que des situations peuvent parfois entraîner des incompréhensions, des désaccords ou des incidents nécessitant un traitement formel. C’est pourquoi nous avons mis en place un processus clair et transparent pour la réception et la gestion des plaintes.

Ce processus a pour objectif de garantir que toutes les plaintes sont traitées avec impartialité, confidentialité et diligence, en veillant à ce que chaque partie soit entendue et que des mesures appropriées soient prises pour résoudre les problèmes. Que vous soyez un joueur, un coach, un parent ou un autre membre de l’organisation, nous voulons nous assurer que vos préoccupations seront prises au sérieux et traitées de manière professionnelle.

En instaurant ce processus, Saguenay Baseball cherche non seulement à résoudre les conflits et problèmes lorsqu'ils surviennent, mais également à améliorer en continu la qualité de l’environnement que nous offrons à nos membres, sur et en dehors du terrain.

Nous vous invitons à suivre les étapes du processus de gestion des plaintes ci-dessous, afin que nous puissions travailler ensemble à maintenir l’esprit sportif, le respect et l’intégrité qui sont au cœur de nos valeurs.

Déposition d’une plainte

Soumission du formulaire

Les plaintes doivent être soumises par écrit, idéalement en utilisant le formulaire de plaintes mis à disposition par Saguenay Baseball. Le formulaire peut être rempli par un coach, un joueur, un parent ou tout autre membre de l'organisation.

- Ce formulaire peut être déposé en personne au bureau de l'organisation ou envoyé par courriel au comité des plaintes à l'adresse dédiée aux plaintes. (mettre le courriel)

Confirmation de réception :

Une fois la plainte reçue, un accusé de réception sera envoyé dans un délai de 48 heures à la personne ayant déposé la plainte, confirmant que celle-ci est en cours de traitement.

2. Évaluation initiale

Vérification de la complétude : L'administrateur en charge des plaintes doit s'assurer que le formulaire est complet (description des faits, résultats attendus, signature). Si des informations manquent, un suivi doit être effectué rapidement pour les obtenir.

Confidentialité : Toutes les plaintes doivent être traitées avec la plus grande confidentialité. Seules les personnes directement impliquées dans le traitement de la plainte seront informées des détails.

Assignation : La plainte est ensuite transmise au comité approprié (ex : comité de gestion des plaintes, comité exécutif) en fonction de la nature de la plainte (par exemple, un conflit entre un coach et un parent, une situation impliquant un joueur, etc.).

3. Enquête et analyse

Enquête préliminaire : Le comité responsable entreprend une enquête préliminaire pour recueillir toutes les informations nécessaires. Cela peut inclure des entretiens avec les personnes impliquées (coach, joueur, parent) et la collecte de témoignages.

Examen des faits : Une analyse des faits est réalisée pour comprendre les causes de la plainte. Si nécessaire, des preuves ou des documents peuvent être demandés pour appuyer l’enquête.

4. Décision et résolution

Prise de décision : Après analyse, le comité se réunit pour prendre une décision sur les mesures à prendre. Les actions peuvent inclure :
- Médiation : Si la plainte concerne un conflit entre individus (coach, joueur, parent), une médiation peut être proposée pour résoudre le problème.
- Sanction : En cas de non-respect grave des règles ou du code d’éthique, des sanctions peuvent être appliquées (avertissement, suspension, etc.).
- Ajustement des procédures : Si la plainte révèle une lacune dans les processus de l’organisation, des ajustements peuvent être proposés pour éviter qu'une situation similaire ne se reproduise.

Communication de la décision : La décision finale est communiquée à la personne ayant déposé la plainte dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la soumission de la plainte. Le responsable des plaintes doit expliquer les résultats de l'enquête et les mesures correctives prises.

5. Suivi

Vérification du suivi : Si la personne ayant déposé la plainte a donné son accord pour être contactée (via le formulaire), un suivi sera effectué pour s'assurer que la situation a été correctement résolue et qu’aucune nouvelle action n'est requise.
- Un courriel ou appel téléphonique peut être fait environ 10 jours après la résolution pour confirmer que la solution apportée est satisfaisante.

Documentation et archivage : Chaque plainte et les actions entreprises doivent être documentées et archivées dans un registre confidentiel pour un suivi à long terme. Ce registre permettra également de repérer des tendances ou des problèmes récurrents afin d'améliorer les politiques et procédures de Saguenay Baseball.

6. Réévaluation (si nécessaire)

Si la personne ayant déposé la plainte n’est pas satisfaite de la résolution, elle peut demander une réévaluation de la décision. Cette demande doit être soumise dans un délai de 7 jours après la communication de la décision initiale.
Une deuxième enquête peut être effectuée, avec une révision des conclusions précédentes par un comité élargi ou un membre indépendant.

Suivi de la décision

Pour garantir que la décision prise à l'issue du traitement de la plainte est bien appliquée et suivie, Saguenay Baseball met en place les actions suivantes :

Assignation des responsabilités : Un responsable est nommé pour veiller à l’application des mesures décidées (sanctions, médiations, ajustements).
Suivi à court terme : Un suivi sera effectué 10 jours après la résolution pour s'assurer que les actions ont bien été mises en œuvre.
Suivi à long terme : Si des ajustements structurels ou des améliorations de processus ont été nécessaires, des vérifications supplémentaires seront faites dans les mois suivants pour s'assurer que les problèmes ont été corrigés.